1. Allgemeine Informationen
2. Datenverarbeitung bei Anmeldung oder Teilnahme an einer Bildungs- oder Beratungsmaßnahme
3. Datenverarbeitung bei Anmeldung oder Teilnahme an einer Veranstaltung
4. Datenverarbeitung bei Anmeldung zum BFI-Newsletter
5. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Chat-Bots
6. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Formulars unter "Hinweis geben"
7. Datenverarbeitung von Bewerbungsunterlagen
8. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Homepage

1. Allgemeine Informationen

Der Schutz personenbezogener Daten ist besonders wichtig. Wir verarbeiten daher Ihre Daten auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (u.a. DSGVO und DSAG 2018).

Verantwortlicher

BFI Salzburg BildungsGmbH, Schillerstraße 30, 5020 Salzburg

Kontaktperson des Verantwortlichen (Datenschutz-Beauftragter)

Für alle Fragen zum Datenschutz und bei Inanspruchnahme von Betroffenenrechten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Beauftragten mit dieser E-Mail-Adresse: datenschutz@bfi-sbg.at

Beschwerden

Beschwerden können an die Österreichische Datenschutzbehörde gerichtet werden: www.dsb.gv.at

Betroffenenrechte

Betroffene haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit gem. DSGVO Art. 13 (1) und (2). Zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten ist verpflichtend die Mailadresse datenschutz@bfi-sbg.at zu verwenden.

Begriffe

Die hier verwendeten Begriffe wurden nach Möglichkeit aus der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) übernommen.

2. Datenverarbeitung bei Anmeldung oder Teilnahme an einer Bildungs- oder Beratungsmaßnahme

Zweck der Datenverarbeitung

Konzept- und auftragskonforme Umsetzung der Bildungs- oder Beratungsmaßnahme (z.B. Kurs, Lehrgang, Ausbildung, Schule, Beratung, Info-Veranstaltung, Auswahlverfahren).

Verarbeitete Datenkategorien

• Personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Anmeldung und im Rahmen von Auswahlverfahren zur Maßnahme zur Verfügung gestellt werden
• Daten, die während der Umsetzung entstehen, wie z.B. Anwesenheiten und Leistungsnachweise
• Besondere personenbezogene Daten, wenn sie für die Teilnahme zwingend erforderlich sind oder im Anmeldeverfahren anzugeben waren
• Fotos und Kurzvideos von Veranstaltungen, wenn sie im Rahmen dieser Maßnahme durchgeführt werden (z.B. Kursabschluss). Für Veranstaltungen gilt die „Datenverarbeitung bei der Teilnahme an Veranstaltungen“.

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Die Daten werden gem. DSGVO Art. 6 zur Erfüllung des Kaufvertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeitet. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist zum Vertragsabschluss erforderlich. Werden die Daten nicht zur Verfügung gestellt, kann kein Vertragsabschluss zustande kommen.

Weitergabe der Daten

Die BFI Salzburg BildungsGmbH gibt Daten an Dritte weiter, wenn dies der Vertragserfüllung dient oder eine gesetzlichen Verpflichtung dazu besteht.

Abhängig von der vereinbarten Maßnahme können Daten der Anmeldung (z.B. Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, Geburtsort) und Daten, die während der Umsetzung entstehen (z.B. Anwesenheiten und Leistungsnachweise) mit folgenden Kategorien von Empfängern verarbeitet werden:

• Unterrichtende und Prüfende zur Unterrichtsdurchführung
• Vertragspartner und Schulen zur Ausbildungsdurchführung
• Vertragspartner und Arbeitgeber für die Praktikumsdurchführung und -dokumentation
• Prüfungsinstitute zur Prüfungsdurchführung und Ausstellung von Zertifikaten
• Vertragspartner für standardisierte psychologische Diagnostik und Kompetenztestung
• Vertragspartner für Lernplattformen und Lernsoftwareanbieter für Lernübungen
• Videokonferenzsysteme und Kommunikationssysteme für elektronische Kommunikation
• Auftraggeber für Nachweispflichten
• Fördergeber für die Förderungsabwicklung

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden mindestens bis zur gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist und höchstens bis zum Wunsch auf Löschung verarbeitet.

Im Schulungsnetzwerk werden Daten für Schulungszwecke gespeichert. Es ist ein allgemein zugänglicher Speicherort, der von allen Teilnehmer:innen und Trainer:innen des BFI Salzburg eingesehen werden kann. Verwenden Sie zur Speicherung personenbezogener Daten einen Datenstick.

Anmeldung durch Dritte

Erfolgt die Kursanmeldung durch Dritte (z.B. Arbeitgeber, Kursauftraggeber, Kursförderer) liegt die Informationspflicht gegenüber den Betroffenen beim Übermittler der Daten an das BFI.

3. Datenverarbeitung bei Anmeldung oder Teilnahme an einer Veranstaltung

Zweck der Datenverarbeitung

Organisation und Verwaltung der Teilnehmenden bei Veranstaltungen (z.B.  Abschlussfeier, Zertifikats- und Diplomverleihung, Kongress, HR-Insight). Anfertigen von Fotos und Kurzvideos sowie Veröffentlichung dieser auf der BFI-Homepage, in Social Media Kanälen und Printmedien zur Öffentlichkeitsarbeit.

Verarbeitete Datenkategorien

Personenbezogene Daten, die uns im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung zur Verfügung gestellt werden und zusätzlich Daten, die während der Umsetzung entstehen, wie z.B. Anwesenheiten, Fotos, Kurzvideos.

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Name, Kontaktdaten und Anwesenheit werden gem. DSGVO Art. 6 zur Erfüllung der Veranstaltungsverpflichtungen verarbeitet. Werden die Daten nicht zur Verfügung gestellt, ist eine Teilnahme nicht möglich.

Fotos und Kurzvideos werden gem. DSGVO Art. 6 aus berechtigtem Interesse verarbeitet. Sie haben das Recht, gegen die Anfertigung, Verarbeitung und Veröffentlichung Widerspruch vor Ort bei der/dem Fotograf:in oder nach Beendigung der Veranstaltung an kommunikationsmanagement@bfi-sbg.at einzulegen.

Weitergabe der Daten

Die BFI Salzburg BildungsGmbH gibt Daten an Veranstaltungspartner und Medien weiter oder wenn eine gesetzlichen Verpflichtung dazu besteht.

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden mindestens bis zur gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist und höchstens bis zum Wunsch auf Löschung verarbeitet.

Anmeldung durch Dritte

Erfolgt die Kursanmeldung durch Dritte (z.B. Arbeitgeber, Kursauftraggeber, Kursförderer) liegt die Informationspflicht beim Übermittler der Daten der Betroffenen.

4. Datenverarbeitung bei Anmeldung zum BFI-Newsletter

Zweck der Datenverarbeitung

Zusendung des BFI-Newsletters.

Verarbeitete Datenkategorien

• E-Mail-Adresse
• Ausgewählte Angebotskategorien
• Daten der versendeten E-Mails
• Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind
• Statistische Auswertung der Zugriffe auf die Website der BFI Salzburg BildungsGmbH über Verlinkungen im Newsletter

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Die Daten werden gem. DSGVO Art. 6 durch Zustimmung verarbeitet. Bei Anmeldung zum Newsletter wird dieser Datenverarbeitung zugestimmt.

Weitergabe der Daten

Diese Daten verarbeiten wir ausschließlich für den Versand der angeforderten Informationen und werden nicht an Dritte weitergegeben.

Dauer der Datenspeicherung

Die erteilte Einwilligung zur Speicherung der Daten können Sie jederzeit widerrufen, etwa über den Abmeldelink im Newsletter oder über das Abmeldeformular auf dieser Website.

5. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Chat-Bots

Zweck der Datenverarbeitung

Automatische Beantwortung eingehender Kundenanfragen, Generierung von Standardantworten und Weiterleitung von Anfragen an entsprechende Abteilungen.

Verarbeitete Datenkategorien

Kontaktdaten der Chatbot-Nutzer, sofern sie eingegeben werden (z.B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Kommunikationsdaten (Chatverlauf), Vertragsdaten sofern sie eingegeben werden (z.B. Kundennummer, Rechnungsnummer, Kursnummer), Support-Daten (Historie der bisherigen Support-Anfragen und -antworten), Technische Details (z.B. verwendetes Betriebssystem, Browser, Versionsnummern), Interaktionsdaten (Clickstream-Daten z.B. welche Links oder Buttons im Chatbot angeklickt wurden; Feedback- und Bewertungsdaten, falls der Chatbot nach einer Interaktion um Feedback bittet).

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Die Daten werden gem. DSGVO Art. 6 durch Zustimmung verarbeitet. Bei Nutzung des Chatbots wird dieser Datenverarbeitung zugestimmt.

Weitergabe der Daten

Sämtliche Daten werden der Firma KI Company GmbH zum Zweck der Betreibung des Chatbots als Auftragsverarbeiter zur Verfügung gestellt. KI Company GmbH ist zur DSGVO-konformen Verarbeitung der Daten verpflichtet. KI Company hat das Recht Subunternehmer zur Umsetzung der vertraglichen Leistung heranzuziehen, wobei diese die gleichen Datenschutzpflichten erfüllen wie der Verantwortliche. Die Datenverarbeitung von allen Auftragsverarbeitern und Subunternehmen entspricht den Anforderungen der DSGVO. (https://www.ki-company.ai/datenschutzrichtlinie)

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden mindestens solange gespeichert, wie es für Aufbewahrungspflichten und zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und werden danach gem. DSGVO Art. 5 im Zuge der Datenminimierung gelöscht.

6. Datenverarbeitung bei der Nutzung des Formulars unter "Hinweis geben"

Zweck der Datenverarbeitung

Melden von Verstößen und Fehlverhalten gem. HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG).

Verarbeitete Datenkategorien

Alle Kontaktdaten des Absenders, alle personenbezogenen Daten des Meldeinhalts.

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Die Daten werden gem. DSGVO Art. 6 (1) c Rechtliche Verpflichtung zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dem HSchG verarbeitet.

Weitergabe der Daten

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Dauer der Datenspeicherung

Die personenbezogenen Daten werden nach Entfall der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

7. Datenverarbeitung von Bewerbungsunterlagen

Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zur Abwicklung der Bewerbung bzw. Bewerber:innenauswahl.

Verarbeitete Datenkategorien

Name, Kontaktdaten, Daten des Mailinhalts, Identifikationsdaten, Biografische Daten

Rechtsgrundlage und Bereitstellung der Daten

Die Daten werden gem. DSGVO Art. 6 (1) f Berechtigtes Interesse verarbeitet.

Weitergabe der Daten

Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden zur Evidenzhaltung 3 Jahre lang aufbewahrt. Die Bewerber:innen können 7 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gem. DSGVO den Wunsch nach Löschung einbringen.

8. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Homepage

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